Toelichting
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht zorgorganisaties om cliënten te informeren over wat er met zijn of haar gegevens gebeurt. In deze privacyverklaring (of: privacy statement) wordt daarom beschreven hoe Ellen’s Zorg omgaat met de rechten van cliënten (bijvoorbeeld inzage, correctie en verwijdering van informatie), hoe de persoonsgegevens zijn beveiligd en wat er met de persoonsgegevens gedaan wordt.
Contactgegevens
De persoonsgegevens worden verwerkt door:
Ellen’s Zorg
Eenmanszaak ingeschreven bij de KvK onder nummer: 58757120
Ellen Olivier
Binnenhof 34
1613 EZ Grootebroek
06-29313841
info@ellenszorg.nl
Algemeen
Om goede begeleiding te kunnen verlenen, worden uw contactgegevens en medische gegevens vastgelegd. Wij doen dit in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg). Dat wil zeggen dat wij uw gegevens alleen gebruiken voor het verlenen van begeleiding en de bijbehorende administratie en dat wij uw gegevens beveiligen tegen inbreuk door derden.
Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor het verlenen van begeleiding en zolang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Na deze termijn zullen wij uw gegevens verwijderen. Wij wisselen gegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, gemeenten etc. Dit wordt gedaan via beveiligde systemen en alleen als dit nodig is. Uw gegevens worden alleen geraadpleegd als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van taken.
Om de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en te verbeteren, nemen wij in overleg videobeelden op. Deze bestanden worden na 13 maanden verwijderd. Er wordt altijd om uw toestemming gevraagd, voordat uw gegevens beschikbaar worden gesteld aan derden.
De informatievoorziening is optimaal beveiligd. Dat wil zeggen dat mailberichten beveiligd worden verzonden, papieren documenten achter slot worden bewaard, en databestanden beveiligd zijn d.m.v. wachtwoorden. Wanneer het – ondanks deze maatregelen – mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan wordt dat gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het gebruik van persoonsgegevens door E. Olivier
E. Olivier verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens verkregen worden via derden in het kader van onze dienstverlening.
Persoonsgegevens
E. Olivier verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
- Geboortedatum
- Geslacht
- Burgerservicenummer
- Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
- Beschikking
- Intakeformulier
- Gegevens in een risico-inventarisatie en ondersteuningsplan
- Gespreksverslagen
- Inhoud van communicatie
- Zorgovereenkomsten
Doeleinden
E. Olivier verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
- Het onderhouden van contact;
- Een goede en efficiënte dienstverlening;
- Beheer van het cliëntenbestand;
- Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
- Het bieden van begeleiding op maat;
- Verbetering van de dienstverlening;
- Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
- Facturering;
- Nakoming van wettelijke verplichtingen;
Grondslagen
Ellen’s Zorg verwerkt bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht.
Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat E. Olivier hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:
- Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
- De bescherming van haar financiële belangen;
- De verbetering van haar diensten;
- Beveiliging en het beheer van haar systemen;
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.
Verstrekking aan derden
In het kader van haar dienstverlening kan E. Olivier persoonsgegevens uitwisselen. E. Olivier kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze website en onze systemen, testbureaus of ingeschakelde ZZP’ers. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.
Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer E. Olivier aan een wettelijke verplichting moet voldoen. E. Olivier zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.
Doorgifte van uw gegevens buiten de EER
Uw persoonsgegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt. De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Indien uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit in achtneming van de hiervoor toepasselijke wet- en regelgeving.
Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
Hoe lang wij uw gegevens bewaren
E. Olivier zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat E. Olivier zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale of de medische bewaarplicht.
Belangrijkste bewaartermijnen
| Gegevens | Aantal jaren |
| Ondersteuningsplannen | 15 |
| Andere gegevens (dossiers) die vanuit overheidswege (bijv. belastingdienst) beschikbaar moet blijven | 7 |
Geheimhoudingsplicht
Alle medewerkers van Ellen’s Zorg zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens over cliënten. Voor medewerkers die werken met persoonsgegevens van relaties en medewerkers geldt een vergelijkbare geheimhoudingsplicht. Deze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van alles wat hen uit hoofde van functie over medewerkers en relaties bekend is geworden en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen. De medewerkers van medewerkers tekenen een geheimhoudingsverklaring alvorens zij toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.
Toestemmingsverklaring
E. Olivier vraagt de cliënt voor het opvragen, uitwisselen en inventariseren van informatie ten behoeve van de zorgverlening een toestemmingsverklaring te ondertekenen.
Uw rechten
U heeft het recht om E. Olivier een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 3 werkdagen een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
Ook kunt u E. Olivier verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.
Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:
E. Olivier
info@ellenszorg.nl / 06-29313841
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door E. Olivier, laat dit dan vooral weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 28-05-2018.
E. Olivier kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.